Actualmente, no existen límites para las formas en las cuales podemos comunicarnos, especialmente en el mundo de los negocios. Los empleados de hoy en día pueden hacer ventas, resolver problemas, asesorar, y realizar cualquier transacción de negocios desde cualquier lugar hacia cualquier otro lugar del mundo.
Según algunos estudios, el 97% de los empleados
piensan que la comunicación tiene un impacto sobre las tareas diarias, y un 95%
planea usar herramientas de comunicación (computadores,
smartphones, teléfonos de escritorio y tablets) sobre reuniones presenciales.
Con semejante variedad de canales para la
comunicación a nuestra disposición, aún hay posibilidades de que las personas
estén desconectadas.
El escritor George Bernard Shaw una vez dijo:
“El mayor problema en la comunicación es la ilusión de que ha tomado lugar”.
Falta de comunicación en el trabajo causa problemas como la frustración,
malentendidos y mal rendimiento, lo cual usualmente resulta en rotación de
empleados.
La mayoría de los problemas relacionados con
trabajo son originados por una falla en la comunicación.
La efectividad de cómo los gerentes se
comunican con sus empleados y cómo los empleados se comunican entre sí es una
parte crucial de un ambiente de trabajo productivo. Es tan importante como habilidades
para redactar, el manejo del tiempo, la organización,
etc.
La comunicación es una habilidad que se debe
aprender y practicar, así que ¿qué se puede hacer para mejorar las habilidades
de comunicación en el lugar de trabajo?
- Sea claro y
conciso:
No es necesario apresurarse para comunicarse, tome su tiempo para organizar sus pensamientos
y hacer sus documentos y conversaciones tan breves y claros como sea posible.
Su gerente y sus
compañeros de trabajo no desean buscar entre un montón de palabras para
descubrir de qué está hablando en realidad, o qué es lo que desea que hagan.
- No olvide la cortesía
digital
El correo electrónico y los mensajes de texto
son plataformas propicias a los accidentes de comunicación. Cuando se redacta
un correo electrónico, es mejor leerlo algunas veces para asegurarse de que el
tono es profesional y no hayan errores gramaticales o de puntuación, teniendo siempre
en cuenta el primer consejo: todos los mensajes deben ser claros y concisos.
Nunca responda a un correo electrónico o
mensaje de texto si está molesto, es poco profesional y puede traer malas
consecuencias, especialmente si es en respuesta a un mensaje recibido. La cortesía digital es algo de lo cual no todos están conscientes.
- No dé un mensaje
por sentado
Asegúrese de que su jefe o colega recibieron su
mensaje o información importante, todos tenemos tiempos distintos para
consultar el correo electrónico o la
mensajería rápida, y es habitual asumir que alguien ya consultó un mensaje que
en realidad no ha sido visto aún.
Si solicita algo que es urgente o hay un
problema inminente, programe una reunión telefónica para asegurarse de que su
mensaje fue recibido como deseaba.
- Esté consciente de
su lenguaje corporal
El lenguaje corporal siempre está presente al hacer recomendaciones sobre la comunicación, y con buena razón: La mayoría está de acuerdo de que entre 55 al 80 por ciento de lo que comunicamos lo hacemos a través del lenguaje corporal.
Por esto es muy importante que tenga presente el mensaje que está dando con su lenguaje corporal. Este incluye expresiones faciales, postura, movimiento de
los ojos, y su posición en relación a la persona con la cual está conversando.
- Observe a otros
Preste
atención a cómo los individuos con los cuales comparte espacios laborales interactúan entre sí. Cada compañía o
departamento tiene su propia cultura laboral, es decir, su forma de hacer las cosas.
Esto
no significa que usted tenga una forma necesariamente errada, intente observar
cómo interactúan, entonces descubra cómo aportar su propio estilo personal.
- No reaccione de sobremanera
Cuando
le ponen en la mira, siempre es una situación incómoda, así que tome su tiempo
para considerar cuidadosamente su respuesta.
Está bien decir “Déjeme pensar en eso y le respondo”.
Una vez que ha analizado su respuesta, podrá comunicarse de forma más efectiva.
- Escuche.
Una parte
vital de una comunicación efectiva es escuchar. Recuerde, oír y escuchar son
dos cosas muy distintas.
Demasiadas
veces, estamos tan enredados en intentar transmitir nuestro punto de vista que
oímos lo que la otra persona está diciendo pero no escuchamos lo que dice.
Asegúrese de escuchar atentamente a su gerente y sus colegas. No basta con sólo
oírlos.
- Sea personal.
La comunicación no debe ser
fría y al punto. Conozca a las personas con las cuales trabaja y hágales saber
que se interesa en ellos como individuos. No se aísle en su oficina ni se mantenga con
la cabeza baja en su escritorio.
Haga de la comunicación diaria
con sus colegas una parte de su rutina diaria, entonces, cuando tenga que
discutir un tema importante o delicado, no será tan difícil o incómodo.
La comunicación efectiva es
esencial para un ambiente de trabajo productivo. Así que la próxima vez que se
comunique con su jefe o colega, recuerde ser claro, conciso, consciente de su
lenguaje corporal, sin reaccionar exageradamente, escuchando atentamente, y
siendo personal.
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